Was eine Praxissoftware können sollte – und was nur nett klingt
Die meisten Praxen drehen sich um vier Aufgaben:
- Termine: Online-Buchung, Erinnerungen, weniger Telefon-Pingpong.
- Sitzungen: bei Online-Arbeit eine DSGVO-konforme Videosprechstunde mit AVV.
- Geld: Rechnungen mit den Pflichtangaben (§ 14 UStG); bei Bedarf GebüH-Ziffern für die PKV-Erstattung.
- Gefunden werden: ein Profil, das Klient:innen – und heute auch KI-Assistenten – finden.
Darüber hinaus bieten viele Systeme Patientenakte, Verlaufsdokumentation, Anamnesebögen, Statistiken und DATEV-Schnittstellen. Das ist wertvoll – aber nur, wenn du es nutzt. Bezahlte Funktionen, die ungenutzt bleiben, sind kein Vorteil, sondern Kosten und Komplexität.
Volles Praxisverwaltungssystem oder schlankes Bündel?
Grob gibt es zwei Lager. Keins ist „besser“ – es kommt auf deinen Alltag an. Eine Faustregel: Je mehr du dokumentieren und abrechnen musst, desto eher lohnt ein volles System. Je mehr du einfach arbeiten und gefunden werden willst, desto eher reicht ein Bündel.
| Kriterium | Volles Praxisverwaltungssystem | Schlankes Bündel (z. B. Kaufmann Health) |
|---|---|---|
| Umfang | Akte, Dokumentation, Abrechnung, Schnittstellen | Buchung, Videosprechstunde, Rechnung, Verzeichnis-Profil |
| Patientenakte / Verlaufsdoku | Ja, oft Kernfunktion | Nein |
| GebüH-Abrechnung (PKV) | Ja, mit Ziffern-Katalog | Rechnungen mit Pflichtangaben, ohne Ziffern-Katalog |
| Einrichtung | Einarbeitung nötig | in Minuten startklar |
| Passt für | dokumentationsintensive Praxen, Teams, viel Beihilfe/PKV | körperorientierte Einzelpraxen, die einfach arbeiten + gefunden werden wollen |
Was kosten die gängigen Anbieter?
Preislisten veralten schnell, deshalb hier der geprüfte Stand vom 17. August 2026, alle Angaben direkt von den Anbieterseiten. Manche Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer, andere zuzüglich; die Angabe steht jeweils dabei.
| Anbieter | Preis | GebüH-Abrechnung | Behandlungsakte/Doku | Video | Betrieb & Standort |
|---|---|---|---|---|---|
| Lemniscus | S 17,50 € · M 30,90 € · L 44,20 € im Monat, inkl. MwSt. | ja, mit Ziffern-Katalog | ja (inkl. ICD-10) | nein | Cloud, drei deutsche Rechenzentren |
| appointmed | MINI 45 € (1 Nutzer:in) · BASIC 85 € je Nutzer:in im Monat, zzgl. MwSt. | ja (GebüH und GOÄ) | ja | 2,50 € je Sitzung | Cloud, AWS Frankfurt |
| Tymia | 40 € im Monat, inkl. MwSt. | nein, nur Freitext (GOÄ/GOP-Kataloge) | ja | integriert | Cloud, Open Telekom Cloud (DE) |
| TheraPsy | Lite dauerhaft kostenlos · Pro 24,90 € im Monat (laut Preisseite) | keine Angabe auf der Website | ja | Zusatzmodul | Desktop-App (Windows + macOS), Anbieter aus Österreich |
| Vereto | 100 € im Jahr, zzgl. MwSt. (VFP-Mitglieder: 75 €) | ja | Zusatzmodul (50 €/Jahr) | nein | Cloud, deutsche Server |
| Kaufmann Health | Basis-Profil kostenlos · Praxis Starter 39 € im Monat, netto | nein (Freitext-Positionen) | nein (bewusst nicht) | integriert (im Browser) | Cloud, Frankfurt (AWS eu-central-1) |
Kaufmann Health hat weder GebüH-Katalog noch Behandlungsakte. Wer vor allem GebüH-konform für die PKV abrechnen will, ist bei Lemniscus oder appointmed besser aufgehoben, und wer Dokumentation und Abrechnung in einem System will, sollte sich Tymia ansehen. Unser Bündel ist für Praxen gebaut, die Buchung, Videosprechstunde und einfache Rechnungen an einem Ort wollen und über das Verzeichnis gefunden werden möchten.
Preise ändern sich; im Zweifel gilt die Preisseite des jeweiligen Anbieters.
Therapiedokumentation: Was musst du dokumentieren?
Die Pflicht steht nicht im Heilpraktikerrecht, sondern im BGB. Die Regeln zum Behandlungsvertrag (§§ 630a ff. BGB) gelten auch für Heilpraktiker:innen; die Gesetzesbegründung nennt sie ausdrücklich. § 630f BGB verlangt eine Behandlungsakte, oft Patientenakte genannt, geführt „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung“, auf Papier oder elektronisch. Hinein gehört alles fachlich Wesentliche: Anamnese, Diagnosen, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Aufklärungen und Einwilligungen. Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben, und aufbewahren musst du die Akte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.
Eine Software brauchst du dafür nicht. Eine handschriftliche Akte erfüllt die Pflicht genauso, solange sie vollständig und zeitnah geführt ist. Was Software beisteuert, sind Struktur und Wiederauffindbarkeit. Vorlagen und ICD-10-Verschlüsselung nehmen Tipparbeit ab, und die Notiz hängt direkt an der Sitzung, zu der sie gehört.
Kaufmann Health hat keine Behandlungsakte und keine Verlaufsdokumentation. Eine Akte gut zu bauen ist ein eigenes Produkt, und solange wir das nicht leisten, behaupten wir es nicht. Wenn die Dokumentation digital in dein System soll, sind Lemniscus, Tymia oder TheraPsy aus der Tabelle oben die passenderen Kandidaten. Unsere Rechnungen entstehen aus der gebuchten Sitzung, die Akte führst du daneben.
Läuft das auch auf dem Mac?
Fast alle Systeme aus der Tabelle sind webbasiert und laufen im Browser, auf dem Mac genauso wie unter Windows, ohne Installation. Die Ausnahme ist TheraPsy als echte Desktop-App für Windows und macOS; sie kann auch lokal ohne Cloud arbeiten, dafür kümmerst du dich selbst um Backups.
Bei Cloud-Systemen zählt der Serverstandort zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Konkret benennen die Anbieter: Lemniscus drei deutsche Rechenzentren, Tymia die Open Telekom Cloud, appointmed AWS in Frankfurt; unsere eigenen Buchungsdaten liegen ebenfalls in Frankfurt (AWS eu-central-1). Ein Anbieter außerhalb der EU ist kein automatisches Aus, macht die Datenschutz-Bewertung aber deutlich aufwändiger. Am Beispiel von Calendly haben wir das durchgespielt.
Eine ehrliche Checkliste für deine Entscheidung
- Arbeitest du (auch) online? → Du brauchst eine DSGVO-konforme Videosprechstunde mit AVV.
- Reichen deine Klient:innen Rechnungen bei der PKV ein? → Achte auf GebüH-Ziffern je Sitzung. Die Beihilfe sieht für Heilpraktiker-Psychotherapie keine Erstattung vor.
- Führst du ausführliche Verlaufsdokumentation? → Dann ist eine Patientenakte im System Gold wert – sonst eher Ballast.
- Willst du, dass neue Klient:innen dich finden? → Ein indexierbares Profil plus eigene Website schlägt jede interne Statistik.
- Wie viel Zeit willst du mit Einrichtung verbringen? → Ein Bündel ist meist in Minuten startklar; ein volles System braucht Einarbeitung.
Wie löst Kaufmann Health das?
Kaufmann Health ist bewusst kein volles Praxisverwaltungssystem, sondern ein schlankes Bündel für körperorientierte Praxen: Online-Terminbuchung, DSGVO-Videosprechstunde, § 14-konforme Rechnungen und ein Profil im spezialisierten Verzeichnis für Körperpsychotherapie – an einem Ort, zu einer Pauschale.
Wenn du eine umfangreiche Patientenakte, detaillierte Verlaufsdokumentation oder tiefe DATEV-Integration brauchst, ist ein dediziertes Praxisverwaltungssystem die bessere Wahl – das sagen wir offen. Wenn du dagegen genau diese vier Dinge einfach erledigt haben willst, kannst du dir die Praxis-Software ansehen.