Was Calendly gut macht
Der Free-Plan ist ohne Haken nutzbar. Er enthält einen Termintyp mit unbegrenzt vielen Buchungen, eine Kalenderverbindung, eigene Fragen im Buchungsformular (bis zu zehn pro Termintyp) und eine Buchungsseite, die deine Klient:innen komplett auf Deutsch sehen. Die Bedienung ist ausgereift, und die Anbindung an Zoom, Google Meet und Microsoft Teams funktioniert ohne Bastelei.
Beim Datenschutz ist die Lage besser als der Ruf des Anbieters vermuten lässt, zumindest formal: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) muss nicht angefragt oder unterschrieben werden, er ist seit Juni 2026 automatisch Bestandteil der Nutzungsbedingungen, für alle Kund:innen bis hinunter zum Gratis-Plan.
Wenn du nur einen Weg brauchst, wie Klient:innen ein Erstgespräch in deinen Kalender legen, und dich weder US-Verarbeitung noch fehlende Erinnerungen stören, kannst du mit Calendly starten und diese Seite wieder schließen.
Ist Calendly DSGVO-konform nutzbar?
Der Papierkram stimmt, die Datenflüsse musst du bewerten. Calendly verarbeitet alle Daten in den USA; das steht so im eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Hilfeseiten benennen US-Rechenzentren bei Google Cloud und AWS. Eine Option, Daten in der EU zu speichern, existiert nicht. Die gesamte Subunternehmer-Liste (Stand Juli 2026) besteht aus US-Firmen, darunter Twilio für SMS und OpenAI für KI-Funktionen. Rechtlich stützt sich Calendly auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, einen gängigen Mechanismus, den viele Praxen akzeptieren.
Bei einer Therapiepraxis ist allerdings schon die Buchung selbst sensibel. Wer einen Termin bei einer Traumatherapeutin bucht, teilt damit eine Gesundheitsinformation mit, lange bevor die erste Sitzung beginnt. Auf Calendlys Sicherheits- und Rechtsseiten kommt Gesundheitsdatenschutz nicht vor, und beim Anlegen von Buchungsfragen warnt dich nichts davor, dort Symptome oder Anliegen abzufragen. Wenn du Calendly nutzt, halte das Buchungsformular deshalb so schlank wie möglich, mehr als Name, Kontakt und Terminwunsch gehört dort nicht hinein.
Was fehlt im Gratis-Plan?
Am meisten fehlen die Terminerinnerungen. Erinnerungs-Mails und SMS gehören bei Calendly zu den „Workflows“, und die beginnen erst im Standard-Plan (10 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, netto); dabei sind Erinnerungen genau das Werkzeug, mit dem Praxen Terminausfälle senken. Außerdem bleibt es im Free-Plan bei einem einzigen Termintyp; Kennenlerngespräch, Einzelsitzung und Paarsitzung lassen sich nicht nebeneinander anbieten. Und Zahlungen über Stripe oder PayPal gibt es ebenfalls erst in den Bezahl-Plänen, deren Netto-Dollarpreise sich für deutsche Praxen ohne Umsatzsteuer-ID um die Mehrwertsteuer erhöhen.
Eine Rechnungsfunktion im deutschen Sinne hat Calendly auch bezahlt nicht. Die „Simple Invoicing“-Funktion verschickt Zahlungsaufforderungen über Stripe und ist bislang nur für ausgewählte Nutzer:innen freigeschaltet; GebüH-Positionen, E-Rechnung oder DATEV-Export kennt sie nicht.
Videositzungen über Calendly
Calendly hat kein eigenes Video, sondern erzeugt Links für Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex oder GoTo Meeting, sodass deine Sitzung vollständig auf einer dieser Plattformen läuft und der AVV von Calendly nur die Buchungsdaten abdeckt.
Für Kassen-Praxen ist das ein hartes Ausschlusskriterium: In der vertragsärztlichen Versorgung sind nur zertifizierte Videodienstanbieter zugelassen, und Zoom, Meet und Teams stehen nicht auf der KBV-Liste (Stand Mai 2026). Als Heilpraktiker:in für Psychotherapie oder in der Privatpraxis bindet dich diese Liste nicht. Deine Schweigepflicht aus dem Behandlungsvertrag und die DSGVO-Anforderungen an Gesundheitsdaten gelten trotzdem; die Datenschutzkonferenz verlangt in ihrer Orientierungshilfe zu Videokonferenzsystemen für Gesundheitsdaten eine ausdrückliche, informierte Einwilligung. Was das für die Tool-Wahl bedeutet, steht in unserem Ratgeber zu DSGVO-konformer Videosoftware.
Welche Alternativen gibt es für Therapiepraxen?
Alle Preise und Angaben direkt von den Anbieterseiten geprüft, Stand 17. August 2026; Steuerangabe jeweils wie dort ausgewiesen. Preise ändern sich, im Zweifel gilt die Anbieterseite.
Tymia
40 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer, ein einziger Tarif. Dahinter steckt Praxissoftware für psychotherapeutische Privatpraxen: Kalender mit Online-Buchung, Videochat, GOÄ/GOP-Abrechnung, Verlaufsdokumentation, gehostet nach Anbieterangabe ausschließlich in Deutschland bei der Telekom. Den GebüH-Katalog für Heilpraktiker:innen gibt es bislang nur als Freitextfeld.
TheraPsy
Die Lite-Version ist dauerhaft kostenlos, bis zehn Klient:innen-Profile. Online-Buchung und verschlüsseltes Video kosten als Zusatzmodule extra, die Pro-Version 24,90 € im Monat (laut Preisseite). Praxissoftware aus Österreich, ausdrücklich auch für Heilpraktiker:innen für Psychotherapie; einen Serverstandort nennt die Website nicht.
Vereto
Mit 100 € netto im Jahr (VFP-Mitglieder 75 €) das günstigste Werkzeug in dieser Liste, und das einzige ohne Monatsabo. GebüH- und E-Rechnung, ICD-10, DATEV-Export, Terminkalender mit Online-Buchung, deutsche Server. Video gibt es nicht.
eTermin
Reines Terminbuchungstool ab 19 € im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, 30 Tage testbar, Serverstandort Frankfurt am Main. Es kennt keine Therapie-Abläufe, macht aber die klarste Hosting-Aussage unter den generischen Tools.
Cal.com
Das Open-Source-Gegenstück zu Calendly. Der Free-Plan ist deutlich großzügiger (unbegrenzte Termintypen, Erinnerungen inklusive), doch auch die Cal.com-Cloud verarbeitet Daten laut eigener Datenschutzerklärung in den USA.
Kaufmann Health
Unser eigenes Werkzeug. Im kostenlosen Basis-Profil bekommst du eine Praxisseite mit Buchungstool für Kennenlerngespräche, ohne Zeitlimit und ohne Provision; Praxis Starter (39 € netto im Monat, monatlich kündbar) bündelt Terminbuchung, Videositzungen im Browser und Rechnungen. Unsere Buchungsdaten liegen in der EU, in Frankfurt (AWS eu-central-1); die Details zur Datenverarbeitung stehen im Datenschutzhinweis. Eine Patientenakte oder Verlaufsdokumentation haben wir bewusst nicht: Wenn du ein vollständiges Praxisverwaltungssystem brauchst, bist du bei Tymia oder TheraPsy besser aufgehoben.
Ob Calendly für deine Praxis reicht, hängt damit weniger am Tool als an deiner Abwägung: Für reine Terminbuchung mit schlankem Formular ist es vertretbar, wenn du die US-Verarbeitung der Buchungsdaten für deine Praxis verantworten kannst. Wenn nicht, oder sobald Video und Rechnungen dazukommen sollen, führt der Weg zu den Werkzeugen oben, von 0 € (TheraPsy Lite, Kaufmann Health Basis) bis 100 € im Jahr (Vereto). Ob du überhaupt ein Buchungstool brauchst, klärt unser Praxissoftware-Ratgeber.