Was muss auf eine Rechnung? (§ 14 UStG)
Damit eine Rechnung anerkannt wird, müssen ein paar Pflichtangaben drauf. Diese Liste deckt die wichtigsten ab – bei Beträgen bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift – sowie deine Steuernummer (oder USt-IdNr.).
- Name und Anschrift der Klient:in (bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nicht zwingend).
- Ausstellungsdatum und Leistungsdatum (bei Therapie: das Sitzungsdatum).
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer – ohne Lücken.
- Eine Beschreibung der Leistung (z. B. „Sitzung Körperpsychotherapie, 60 Min.“).
- Entgelt und Umsatzsteuer – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung – im Zweifel hilft dein:e Steuerberater:in bei deiner konkreten Situation.
Umsatzsteuer: Heilbehandlung, Kleinunternehmer:in oder Regelbesteuerung?
Welcher Hinweis auf deine Rechnung gehört, hängt von deinem Status ab. Drei Fälle sind in der Praxis typisch:
Steuerfreie Heilbehandlung (§ 4 Nr. 14a UStG)
Heilbehandlungen mit therapeutischem Zweck sind in der Regel umsatzsteuerfrei. Auf der Rechnung steht dann kein Umsatzsteuerbetrag, sondern ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wichtig: Die Befreiung gilt für echte Heilbehandlung – nicht für Coaching oder Beratung ohne therapeutisches Ziel.
Kleinunternehmer:in (§ 19 UStG)
Bleibst du unter der Umsatzgrenze, kannst du die Kleinunternehmer-Regelung nutzen: keine ausgewiesene Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung.
Regelbesteuerung
Trifft keine Befreiung zu, weist du den regulären Umsatzsteuersatz aus – mit Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.
Selbstzahler:innen vs. PKV und Beihilfe
Für Selbstzahler:innen ist es einfach: eine § 14-konforme Rechnung, die deine Klient:in bezahlt – fertig. Bei privater Krankenversicherung (PKV) und Beihilfe reichen deine Klient:innen die Rechnung selbst zur Erstattung ein.
Für die Erstattung erwarten manche Versicherer eine Aufschlüsselung nach Gebührenpositionen (z. B. nach der GebüH). Das ist aufwändiger als eine einfache Rechnung – sprich die nötige Form am besten vorab mit deiner Klient:in ab, damit die Erstattung reibungslos läuft.
Womit schreibst du deine Rechnungen?
Es gibt mehrere Wege – die Frage ist, wie viel du selbst pflegst und wie nah es an deinem Praxisalltag ist.
| Weg | Fortlaufende Nummer | USt-Hinweis | Aus der Sitzung vorausgefüllt | Wird zur Quittung |
|---|---|---|---|---|
| Word-/Excel-Vorlage | selbst pflegen | selbst eintragen | nein | separat erstellen |
| Buchhaltungssoftware (z. B. lexoffice, sevDesk) | automatisch | generisch einstellbar | nein | ja |
| In die Praxis-Software eingebaut (z. B. Kaufmann Health) | automatisch & fest | Heilbehandlung/§ 19 automatisch | aus der Sitzung | Bezahlt-Stempel |
Stand: Juni 2026. Funktionen und Tarife ändern sich – prüfe vor dem Einsatz die aktuelle Dokumentation des jeweiligen Anbieters.
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
- Lücken oder Dopplungen in den Rechnungsnummern.
- Fehlendes Leistungsdatum (das Sitzungsdatum gehört auf die Rechnung).
- Falscher oder fehlender USt-Hinweis bei Steuerbefreiung oder Kleinunternehmer-Status.
- Eine bereits ausgestellte Rechnung nachträglich ändern, statt sie zu stornieren.
- Bei Rechnungen über 250 € die Anschrift der Klient:in vergessen.
Wie löst Kaufmann Health das?
Kaufmann Health ist eine von mehreren Optionen. Die Rechnungsstellung ist in die Praxis-Software eingebaut: Du wählst eine Sitzung, und die Rechnung füllt sich in deinem Namen – mit den § 14-Pflichtangaben, einer fortlaufenden, festen Nummer und dem passenden USt-Hinweis (Heilbehandlung, Kleinunternehmer:in oder Regelbesteuerung). Sobald sie bezahlt ist, trägt sie einen Bezahlt-Stempel und wird zur Quittung.
Für PKV-/Beihilfe-Fälle mit GebüH-Aufschlüsselung ist die Starter-Rechnung nicht gedacht – das kommt mit Praxis Pro. Wenn dein heutiger Weg gut funktioniert, musst du nichts ändern. Und wenn du es einmal zentral gelöst haben möchtest, kannst du dir die Rechnungsstellung in Kaufmann Health ansehen.