Was muss auf eine Rechnung? (§ 14 UStG)
Damit eine Rechnung anerkannt wird, müssen ein paar Pflichtangaben drauf. Diese Liste deckt die wichtigsten ab – bei Beträgen bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Kleinbetragsrechnung:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift – sowie deine Steuernummer (oder USt-IdNr.).
- Name und Anschrift der Klient:in (bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nicht zwingend).
- Ausstellungsdatum und Leistungsdatum (bei Therapie: das Sitzungsdatum).
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer – ohne Lücken.
- Eine Beschreibung der Leistung (z. B. „Sitzung Körperpsychotherapie, 60 Min.“).
- Entgelt und Umsatzsteuer – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung – im Zweifel hilft dein:e Steuerberater:in bei deiner konkreten Situation.
So kann eine Rechnung aussehen (Muster)
Am einfachsten am Beispiel: eine Selbstzahler-Rechnung mit steuerfreier Heilbehandlung. So sieht auch die Rechnung aus, die in Kaufmann Health aus einer gebuchten Sitzung entsteht:
Anna Beispiel Heilpraktikerin, beschränkt auf das Gebiet der Psychotherapie Musterstraße 12, 10115 Berlin Steuernummer: 12/345/67890
Rechnung RE-2026-0041 Ausstellungsdatum: 17. August 2026
An: Max Mustermann, Beispielweg 3, 10999 Berlin
Position 1: Körperpsychotherapeutische Sitzung, 60 Minuten Leistungsdatum: 12. August 2026 Honorar: 90,00 €
Rechnungsbetrag: 90,00 €
Umsatzsteuerfrei gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG (Heilbehandlung im Bereich der Humanmedizin). Zahlbar innerhalb von 30 Tagen.
Die Rechnungsnummer vergibst du einmalig und fortlaufend. Das Leistungsdatum steht bei der Position und nicht im Kopf der Rechnung, weil in einer Sammelrechnung jede Sitzung ihr eigenes Datum bekommt. Wo sonst der Steuerbetrag stünde, steht hier der Befreiungshinweis.
Wenn du daneben Leistungen anbietest, die nicht unter die Heilbehandlungs-Befreiung fallen, etwa Supervision oder Workshops, und dafür die Kleinunternehmerregelung nutzt, gehört auf diese Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV, seit 2025). Die früher übliche Formel „es wird keine Umsatzsteuer berechnet“ nennt die Befreiung nicht und erfüllt die Anforderung damit nicht mehr.
Übrigens verpflichtet dich das Umsatzsteuergesetz bei steuerfreien Heilbehandlungen für Privatklient:innen gar nicht, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG); du bist dazu berechtigt. Geschrieben wird sie trotzdem: Deine Klient:in braucht sie für die Erstattung, und für deine eigene Buchhaltung brauchst du den Beleg zur Einnahme. Sobald du eine ausstellst, gelten die Pflichtangaben oben.
Umsatzsteuer: Heilbehandlung, Kleinunternehmer:in oder Regelbesteuerung?
Welcher Hinweis auf deine Rechnung gehört, hängt von deinem Status ab. Drei Fälle sind in der Praxis typisch:
Steuerfreie Heilbehandlung (§ 4 Nr. 14a UStG)
Heilbehandlungen mit therapeutischem Zweck sind in der Regel umsatzsteuerfrei. Auf der Rechnung steht dann kein Umsatzsteuerbetrag, sondern ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wichtig: Die Befreiung gilt für echte Heilbehandlung – nicht für Coaching oder Beratung ohne therapeutisches Ziel.
Kleinunternehmer:in (§ 19 UStG)
Bleibst du unter der Umsatzgrenze, kannst du die Kleinunternehmer-Regelung nutzen: keine ausgewiesene Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung.
Regelbesteuerung
Trifft keine Befreiung zu, weist du den regulären Umsatzsteuersatz aus – mit Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.
Die GebüH: Ziffern, Beträge und ihre Verbindlichkeit
Für Selbstzahler:innen brauchst du keine Ziffern: Dein Honorar vereinbarst du frei, auf die Rechnung gehört eine klare Leistungsbeschreibung. Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) wird wichtig, sobald Klient:innen ihre Rechnung bei einer privaten Versicherung einreichen. Der PKV-Verband schreibt dazu, bei vielen Tarifen müssten Rechnungen „nach diesen Gebührenverzeichnissen erstellt sein“; praktisch heißt das, je Position die passende Ziffer anzugeben.
Rechtlich ist die GebüH keine staatliche Gebührenordnung. Anders als Ärzt:innen mit der GOÄ sind Heilpraktiker:innen an keine Gebührenordnung gebunden. Die GebüH ist eine Orientierungshilfe der Berufsverbände, entstanden aus Honorar-Umfragen in den 1980er-Jahren; die geltende Fassung vom 1. Januar 2002 hat im Wesentlichen die Beträge auf Euro umgestellt. Aktualisiert wird sie nicht mehr: Die Verbände selbst begründen das damit, dass verbindliche Honorarvorgaben kartellrechtlich unzulässig wären.
Für Psychotherapie gilt Ziffer 19. Die beiden wichtigsten Positionen: 19.1 für die Sitzung von 30 Minuten (15,50 bis 26,00 €) und 19.2 für die Sitzung von 50 bis 90 Minuten (26,00 bis 46,00 €), wobei die Art der Psychotherapie nicht näher angegeben werden muss. Die Beträge stammen aus den 1980er-Jahren und sind seither nur auf Euro umgerechnet worden. Übliche Honorare in der Körperpsychotherapie liegen nach dem, was wir in unserem Verzeichnis sehen, heute meist bei 80 bis 120 €.
Es lohnt sich deshalb, das Honorar vor der ersten Sitzung ausdrücklich zu vereinbaren, am besten schriftlich: Ohne Vereinbarung gilt rechtlich die „übliche Vergütung“ (§ 612 Abs. 2 BGB), und der Fachverband Deutscher Heilpraktiker weist darauf hin, dass Klient:innen dann von Beträgen im Rahmen der GebüH ausgehen können.
Wer erstattet was: PKV, Beihilfe, gesetzliche Kasse
Für Selbstzahler:innen ist es einfach: eine § 14-konforme Rechnung, die deine Klient:in bezahlt. Bei den Erstattungswegen liegen PKV, Beihilfe und gesetzliche Kasse rechtlich weit auseinander (Stand: August 2026).
Private Krankenversicherung
Die Musterbedingungen der PKV erlauben den Weg zu Heilpraktiker:innen ausdrücklich, „soweit die Tarifbedingungen nichts anderes bestimmen“ (§ 4 Abs. 2 MB/KK). Ob und in welcher Höhe erstattet wird, regelt der einzelne Tarif; bei vielen Tarifen muss die Rechnung dafür nach GebüH aufgeschlüsselt sein. Deine Klient:in klärt das am besten vor der ersten Sitzung direkt mit ihrer Versicherung.
Beihilfe
Die Bundesbeihilfeverordnung erstattet Heilpraktiker-Leistungen nur bis zu den Höchstbeträgen ihrer Anlage 2, und diese Anlage enthält keine einzige Psychotherapie-Position. Die Psychotherapie-Vorschriften der §§ 18 ff. BBhV wiederum nennen ausschließlich Ärzt:innen und approbierte Psychotherapeut:innen. Die Landesbeihilfen, die wir geprüft haben (Bayern, NRW, Baden-Württemberg), übernehmen dieselbe Struktur, und für körperorientierte Verfahren kommt hinzu, dass Anlage 3 der Bundesbeihilfeverordnung „körperbezogene Therapie“ ausdrücklich als nicht beihilfefähig führt, unabhängig davon, wer sie erbringt. In den geprüften Vorschriften findet sich damit für Psychotherapie bei Heilpraktiker:innen keine Erstattungsgrundlage. Geh davon aus, dass beihilfeberechtigte Klient:innen deine Sitzungen selbst zahlen, und stell keine Erstattung in Aussicht.
Gesetzliche Krankenkasse
§ 28 Abs. 3 SGB V nennt, wessen psychotherapeutische Behandlung die Kasse übernimmt; Heilpraktiker:innen stehen dort nicht. Einzelne Kassen können über freiwillige Satzungsleistungen (§ 11 Abs. 6 SGB V) Zuschüsse geben. Einen allgemeinen Anspruch darauf gibt es nicht.
Dazu kommt eine Pflicht aus dem Behandlungsvertrag: Ist absehbar, dass die Kosten nicht vollständig übernommen werden, musst du deine Klient:in vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 630c Abs. 3 BGB). Bei Heilpraktiker-Psychotherapie ist eine vollständige Übernahme selten gesichert; die Kosteninformation gehört damit praktisch immer in deine erste E-Mail oder deinen Behandlungsvertrag.
Womit schreibst du deine Rechnungen?
Es gibt mehrere Wege – die Frage ist, wie viel du selbst pflegst und wie nah es an deinem Praxisalltag ist.
| Weg | Fortlaufende Nummer | USt-Hinweis | Aus der Sitzung vorausgefüllt | Wird zur Quittung |
|---|---|---|---|---|
| Word-/Excel-Vorlage | selbst pflegen | selbst eintragen | nein | separat erstellen |
| Buchhaltungssoftware (z. B. lexoffice, sevDesk) | automatisch | generisch einstellbar | nein | ja |
| In die Praxis-Software eingebaut (z. B. Kaufmann Health) | automatisch & fest | Heilbehandlung/§ 19 automatisch | aus der Sitzung | Bezahlt-Stempel |
Stand: August 2026. Funktionen und Tarife ändern sich – prüfe vor dem Einsatz die aktuelle Dokumentation des jeweiligen Anbieters.
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
- Lücken oder Dopplungen in den Rechnungsnummern.
- Fehlendes Leistungsdatum (das Sitzungsdatum gehört auf die Rechnung).
- Falscher oder fehlender USt-Hinweis bei Steuerbefreiung oder Kleinunternehmer-Status.
- Eine bereits ausgestellte Rechnung nachträglich ändern, statt sie zu stornieren.
- Bei Rechnungen über 250 € die Anschrift der Klient:in vergessen.
Wie lange musst du Rechnungen und Akte aufbewahren?
Zwei Uhren laufen nebeneinander, und sie starten unterschiedlich. Die Behandlungsakte bewahrst du zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Abs. 3 BGB); im Einzelfall kann eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein, und andere Vorschriften können andere Fristen vorgeben. Rechnungsdoppel laufen auf der Steuer-Uhr: acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG, seit dem 1. Januar 2025; vorher zehn). § 630f verlangt in der Akte nur die klinischen Inhalte; die Rechnung musst du dort nicht ablegen.
Deine Klient:innen selbst trifft keine steuerliche Aufbewahrungspflicht für die Rechnung; für die PKV-Erstattung sollten sie sie trotzdem behalten. Nach Ablauf der Fristen gilt: Sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht, verlangt die DSGVO die Löschung.
Wie löst Kaufmann Health das?
Kaufmann Health ist eine von mehreren Optionen. Die Rechnungsstellung ist in die Praxis-Software eingebaut: Du wählst eine Sitzung – oder mehrere auf einmal für eine Sammelrechnung, jede mit ihrem Leistungsdatum als eigene Position – und die Rechnung füllt sich in deinem Namen: mit den § 14-Pflichtangaben, einer fortlaufenden, festen Nummer und dem passenden USt-Hinweis (Heilbehandlung, Kleinunternehmer:in oder Regelbesteuerung). Bezahlt wird online per Bezahl-Button – oder, wenn deine Klient:in der Kartenspeicherung zugestimmt hat, direkt über die gespeicherte Karte. Sobald die Rechnung bezahlt ist, trägt sie einen Bezahlt-Stempel und wird zur Quittung.
Für PKV-/Beihilfe-Fälle mit GebüH-Aufschlüsselung ist die Starter-Rechnung nicht gedacht – das kommt mit Praxis Pro. Wenn dein heutiger Weg gut funktioniert, musst du nichts ändern. Und wenn du es einmal zentral gelöst haben möchtest, kannst du dir die Rechnungsstellung in Kaufmann Health ansehen.